ヨクナルセールス プライバシーポリシー

Wello株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する「ヨクナルセールス」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報の取扱いについて、 本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。当社は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。） その他の関係法令及びガイドラインを遵守し、個人情報を適切に取り扱います。

1. 基本方針

当社は、個人情報の重要性を認識し、その保護を社会的責務と考え、個人情報を適正に取得・利用・管理します。 当社は、個人情報の取扱いに関する内部規程を整備し、役職員に周知徹底するとともに、継続的な改善に努めます。

2. 当社と顧客の役割（個人情報の取扱いの立て付け）

1. 本サービスは、法人その他の団体（以下「顧客」といいます。）が、その役員・従業員等（以下「利用者」といいます。）による商談の記録・分析及び営業活動の支援のために利用するものです。本ポリシーでは、利用者が商談を行う相手方（顧客の取引先又は見込み先の担当者をいいます。以下「商談の相手方」といいます。）の情報の取扱いについても定めます。
2. 利用者及び商談の相手方の個人情報については、原則として顧客が個人情報取扱事業者（管理する立場）であり、当社は顧客からの委託に基づいて当該個人情報を取り扱う委託先の立場にあります。
3. 当社は、本サービスの提供にあたり当社自身が個人情報取扱事業者として取り扱う個人情報（顧客の管理者の連絡先等）については、本ポリシーに従い取り扱います。また、利用者がアプリケーションを通じて本サービスに直接情報を入力し、又は商談の音声を録音する実態を踏まえ、当社は、その取扱いの透明性を確保するため、本ポリシーにより取扱いの内容を公表します。
4. 本サービスに記録された商談の内容は、顧客に帰属します。利用者が退職し、又は利用者のアカウントが削除された場合であっても、当該記録は顧客のものとして残ります。
5. 当社は、利用者の初回ログイン時に、当社所定の方法（チェックボックス等による明示の同意取得）により、本ポリシー及び利用規約への同意並びに録音に関する事項（第5条）への同意を、利用者本人から取得します。
6. 当社は、商談の音声に商談の相手方その他の第三者の個人情報が含まれることを踏まえ、これを慎重に取り扱います。

3. 取得する個人情報及び取得方法

当社は、本サービスの提供に関連して、次の個人情報を取得することがあります。

3.1 取得する情報

• 利用者に関する情報
  • 氏名、メールアドレス、所属する営業所・部署
  • 役職
  • 認証に関する情報（ログインに用いる識別子、顧客が利用する認証基盤から連携される識別子、本サービス内で付与される権限の区分、認証及びアクセスの履歴）
  • 商談の記録（録音された音声、その文字起こし、並びに議事録、分析結果、お礼メールの文案及び報告書その他の生成物）
  • 商談に関する入力情報（顧客名、商談日、商談の種別、受注確度、温度感、メモ等）
  • 商談の評価に関する情報（評価のスコア、良かった点・改善できる点等のコメント）
  • 位置情報（利用者が許可した場合に限り、近くにある顧客を提示するために取得します。）
  • 端末及び利用環境に関する情報（端末の種類、オペレーティングシステム、アプリケーションのバージョン、言語設定、プッシュ通知の宛先となる識別子）
  • 本サービスの利用状況及び操作の記録、通信エラー等の記録
  • 予定表に関する情報（利用者が接続を許可した場合に限り、読み取りのみの権限で、予定の日時・件名・参加者を取得します。）
  • 利用者が本サービスにアップロードする音声ファイル、画像その他のファイル
  • お問い合わせの内容
• 顧客（管理者）に関する情報
  • 担当者の氏名、メールアドレス、電話番号等の連絡先
  • 会社名、営業所・事業所に関する情報
  • 契約、請求及び支払いに関する情報
• 商談の相手方に関する情報
  • 商談の録音に含まれる音声、及びそこから生成される文字起こし・要約等
  • 会社名、部署、氏名、役職、連絡先その他、利用者が入力し、又は商談の内容から取得される情報
  • 商談の履歴（訪問日、商談内容の要約、次の活動として推奨される事項等）
  • 顧客が提供する顧客名簿に含まれる情報
• 本サービスの利用に関する情報
  • アクセスログ、利用状況、Cookie等を通じて取得する情報、端末・ブラウザに関する情報

3.2 取得方法

• 利用者又は顧客による本サービス（ネイティブアプリケーション、ウェブアプリケーション等）への入力・登録及び録音
• 顧客から提供される情報（顧客名簿のCSV等による取込みを含みます。）
• 利用者が許可した場合に、利用者の端末又は外部サービスから取得する情報（位置情報、予定表の情報等）
• 商談の音声から、AIによる解析を通じて生成される情報
• 本サービスの利用に伴い自動的に生成・記録される情報（ログ、Cookie等）

4. 利用目的

当社は、取得した個人情報を、次の目的の範囲内で利用します。

4.1 当社の利用目的

• 本サービスの提供、維持、保守及び不具合対応
• 商談の音声の解析、並びに議事録、分析結果、お礼メールの文案及び報告書の生成
• 本サービスの機能改善及び新たな機能・サービスの開発
• 本サービスの品質向上のための利用（AIモデルの学習を含みます。詳細は第6条に定めます。）
• 利用状況の分析及び統計データの作成（個人を識別できない形式への加工を含みます。）
• 利用料金の請求及び決済処理
• お問い合わせ・サポート対応
• 重要なお知らせ等、本サービスの運営上必要な連絡
• 法令に基づく対応

4.2 顧客の利用目的（顧客の管理のもとで処理する場合）

• 商談の記録及び振り返り
• 営業活動の状況の把握、分析及び可視化
• 顧客ごとの取引状況及び次の活動の管理
• 利用者に対する営業活動上の指導・育成

当社は、利用目的を変更する場合、変更後の利用目的が変更前と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行い、 必要に応じて本人への通知又は公表を行います。

5. 録音についてのお願い（利用者及び顧客の責任）

1. 本サービスの録音は、利用者が自らアプリケーションを操作して開始したときにのみ行われます。当社は、会議又は通話に自動的に参加して録音を行う機能を提供していません。
2. 録音にあたり、商談の相手方にあらかじめ説明し、その了承を得る責任は、利用者及び顧客が負います。当社は、利用者の初回ログイン時に、この点について利用者本人から同意を取得します。
3. 録音中は、利用者の端末のオペレーティングシステムが定める録音中の表示が行われます。当社は、この表示を隠す機能を提供していません。
4. 商談の相手方から、録音された音声その他の個人情報の取扱いについてお問い合わせをいただいた場合、当社は、第14条に定める窓口でこれを受け付け、顧客と連携して対応します。

6. AIによる分析及び品質向上のための利用（AIの学習を含みます）

1. 当社は、商談の音声を、第7条に定める委託先が提供するAIサービスに送信し、話者の区別、議事録、分析結果、お礼メールの文案及び報告書の生成のために解析します。
2. 当社は、本サービスの精度及び品質を向上させるため、商談の音声、その文字起こし及びこれらから生成される情報（以下「商談データ」といいます。）を、AIモデルの学習に利用することがあります。
3. 当社が商談データをAIモデルの学習に利用する場合には、次の措置を講じたうえで行います。
   • 氏名、会社名、連絡先その他の特定の個人又は法人を識別することができる情報を除去し、又は他の記述に置き換えること
   • 顧客からのお申出があった場合に、当該顧客の商談データを学習の対象から除外すること
   • 学習の結果として、他の顧客に属する利用者に対し、元の商談の内容が読み取れる形で出力されないようにすること
4. 前項第2号のお申出は、第14条に定める窓口で受け付けます。
5. 当社は、声紋その他の生体情報を用いた識別子を作成せず、また保存しません。本サービスにおける話者の区別は、会話の内容に基づく推定により行われ、あらかじめ登録された音声との照合は行いません。
6. 当社は、本サービスによる分析結果又は評価を、利用者に対する人事上の評価その他の利用者に不利益な取扱いの唯一の根拠として用いないよう、顧客に求めています。

7. 個人情報の取扱いの委託

1. 当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部又は一部を外部の事業者（以下「委託先」といいます。）に委託することがあります。
2. 当社が利用する主な委託先は次のとおりです。
   • クラウド基盤・音声ファイル及びデータの保存: Google LLC（Google Cloud Platform）
   • AIによる音声の解析及び文書の生成: Google LLC（Gemini API）
   • アプリの利用状況の分析: Google LLC（Google アナリティクス（Firebase 向け））
   • 認証: 顧客が利用する認証基盤（Microsoft Entra ID、Google Workspace 等）の提供事業者、及び当社が利用する認証サービスの提供事業者
   • プッシュ通知の配信: Apple Inc.、Google LLC その他の通知配信事業者
   • 通知の連携（顧客が設定した場合）: Microsoft Corporation（Microsoft Teams）
3. AIによる解析のために送信したデータは、当該サービスにおいて一時的に保持された後、48時間以内に自動的に削除される設計としています。
4. 当社は、委託先について必要かつ適切な監督を行い、委託先との間で個人情報の安全管理に関する契約を締結する等の措置を講じます。

8. 第三者提供

当社は、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要があり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要があり、本人の同意を得ることが困難な場合
• 国の機関等への協力が必要であり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
• 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

なお、第7条に定める委託先への提供は、個人情報保護法上の第三者提供には該当しません。 また、顧客の管理者及び顧客が定める権限を有する利用者が、当該顧客に属する商談の記録を閲覧することは、 顧客の内部における利用であり、第三者提供には該当しません。

9. 安全管理措置

当社は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のために、次の措置を講じます。

• 組織的安全管理措置: 個人情報の取扱いに関する責任者の設置、取扱規程の整備、取扱状況の点検
• 人的安全管理措置: 役職員に対する教育、秘密保持義務の徹底
• 物理的安全管理措置: 個人情報を取り扱う区域・機器の管理、アクセス制限
• 技術的安全管理措置: アクセス権限の管理、顧客ごとのデータの分離、保存時のデータの暗号化、通信の暗号化（TLS等）、不正アクセス対策
• 漏えい等への対応: 個人データの漏えい等の報告対象事態が生じた場合、個人情報保護委員会への報告及び本人への通知を、関係法令に従い行います。

10. 保有個人データに関する開示等の請求

1. 本人（利用者及び商談の相手方を含みます。）は、当社が保有する自己の個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・消去及び第三者提供の停止（以下「開示等の請求」といいます。）を求めることができます。
2. 開示等の請求は、第14条に定めるお問い合わせ窓口にて受け付けます。当社は、本人確認を行ったうえ、関係法令に従い、合理的な期間内に対応します。
3. なお、利用者及び商談の相手方の個人情報については、顧客が管理する立場にある場合、当社は顧客と連携して対応することがあります。

11. Cookie等の利用・アクセス解析

1. 本サービスは、ログイン状態の維持その他の利便性の向上及びサービスの提供のため、Cookie又はこれに類する技術（ローカルストレージ等）を使用します。
2. 当社は、本サービスの利用状況の分析及びサービスの改善のため、Google LLC が提供する分析ツール「Google アナリティクス（Firebase 向け）」を利用しています。これにより、アプリ内の画面の表示履歴、アプリの起動・セッション等の利用イベント、端末の識別子（広告識別子は含みません。）等の利用状況データが収集され、米国に所在する Google LLC のサーバーに送信されます。当社は、これらのデータを当社が付与する利用者IDと関連付けて取り扱うことがあります。収集される情報に、商談の録音、文字起こし及びレポートの本文が含まれることはありません。収集された情報の取扱いについては、Google社のプライバシーポリシー（https://policies.google.com/privacy ）及び「Google のサービスを使用するサイトやアプリから収集した情報の Google による使用」（https://policies.google.com/technologies/partner-sites ）をご確認ください。
3. 利用者は、ブラウザの設定によりCookieの利用を制限することができますが、その場合、本サービスの一部機能が利用できないことがあります。

12. 個人情報の国外での取扱い

1. 当社は、本サービスの提供にあたり、次の目的のために米国その他の国に所在する事業者が提供するサービスを利用しており、これらの利用に伴い、個人データが国外で取り扱われることがあります。
   • AIによる音声の解析及び文書の生成: Google LLC
   • アプリの利用状況の分析: Google LLC
   • 認証: Microsoft Corporation、Google LLC 等
   • プッシュ通知の配信: Apple Inc.、Google LLC 等
2. 当社は、外国において個人データを取り扱う場合には、個人情報保護法その他の関係法令に従い、当該外国の個人情報の保護に関する制度についての情報提供その他の必要な措置を講じます。米国には、事業者に対して個人情報の取扱いを包括的に規律する連邦法はありませんが、当社は、委託先との契約により個人データの安全管理のために必要な措置を講じています。

13. 個人情報の保存期間

当社は、利用目的の達成に必要な期間、個人情報を保有します。保有する期間は、顧客との間の個別条件において定めることができます。 利用契約が終了した場合、又は本人若しくは顧客から削除のご請求をいただいた場合、当社は、法令上の保存義務がある場合を除き、 合理的な期間内に、対象となる個人情報を削除し、又は個人を識別できない状態に加工します。

14. お問い合わせ窓口

本ポリシーに関するお問い合わせ、開示等の請求及び苦情・相談は、下記の窓口で受け付けます。 本サービスの利用者の方に限らず、商談の録音にご自身の音声が含まれる方からのお問い合わせも、同じ窓口で承ります。

15. 本ポリシーの改定

当社は、法令の変更又は本サービスの内容の変更等に応じて、本ポリシーを改定することがあります。 改定後の本ポリシーは、当社ウェブサイトへの掲示その他適切な方法により周知した時点から効力を生じます。